Projektowanie formularza kontaktowego to kluczowy element każdej strony internetowej, mający na celu ułatwienie kontaktu z użytkownikami. Każdy właściciel strony powinien zrozumieć, jak ważne jest stworzenie formularza, który będzie przyciągał klientów i zwiększał konwersję.
Elementy skutecznego formularza kontaktowego
Aby stworzyć skuteczny formularz kontaktowy, należy odpowiednio dobrać elementy, takie jak pola formularza, które są intuicyjne dla użytkownika. Ważne jest także umieszczenie przyciągającego „call to action”, który skutecznie zachęci do wypełnienia formularza.
Co powinien zawierać formularz kontaktowy na stronie internetowej – dobre praktyki
Planując formularz kontaktowy powinniśmy skupić się na dostosowaniu go do specyfiki branży a także person. Pamiętaj że im mniej danych do pozostawienia tym chętniej użytkownik prześle do nas zapytanie – nikt nie lubi wypełniać kwestionariuszy tym bardziej jeśli chcemy aby zostawił do siebie kontakt. Z naszego doświadczenia istotnymi elementami formularza jest:
Oznaczenie pól obowiązkowych formularza
Tak aby użytkownik wiedział, które pola musi wypełnić w celu jego wysłania Jednym ze sposobów oznaczenia pól obowiązkowych jest dodanie gwiazdki (*) przy nazwie pola lub pod napisem „Pole obowiązkowe”. Można również użyć koloru czerwonego lub innej wyróżniającej się kolorystyki dla pól obowiązkowych. Dodatkowo, w formularzu można umieścić informację na górze lub na dole, informującą użytkownika o konieczności wypełnienia wszystkich pól oznaczonych gwiazdką lub innym oznaczeniem. Dzięki temu użytkownik szybko zorientuje się, które pola są wymagane do wypełnienia przed wysłaniem formularza.
Walidacja pól formularza kontaktowego
Jeśli oznaczyłeś pola obowiązkowe to po kliknięciu wyślij użytkownikowi powinny pokazać się stosowne komunikaty przy polach, które błędnie wypełnił. Walidacja stosowana jest również dla numerów telefonów np. zliczając minimalną długość numerów telefonów a także formatu adresu mailowego tak aby zawierały np. @ i po niej rozszerzenie z nazwą domeny. Co zazwyczaj walidujemy w formularzu:
– Sprawdzenie, czy wszystkie wymagane pola formularza zostały wypełnione.
– Sprawdzenie poprawności formatu adresu e-mail.
– Sprawdzenie poprawności numeru telefonu (minimalna długość numeru, poprawny format).
– Wyświetlenie stosownych komunikatów błędu przy niepoprawnie wypełnionych polach.
– W przypadku błędnie wypełnionego pola, uniemożliwienie wysłania formularza i poproszenie użytkownika o poprawienie błędów.
– Zastosowanie walidacji po stronie klienta (np. w JavaScript) oraz po stronie serwera, aby zapewnić większe bezpieczeństwo i dokładność danych.
Imię i nazwisko w formularzu
Imię i nazwisko, pole / pola te są stosowane często jako jedno pole ale dla np. integracji z CRM rozdziela się te pola ponieważ w narzędziu CRM możemy mieć dokładnie zdefiniowane pola osobno dla imienia i osobno dla nazwiska. Dla użytkownika wygodniej jest jeśli może wpisać np. tylko imię. Pole to jest zwykle obowiązkowe ale z punktu pozyskania zapytanie nie stosujemy go jako obowiązkowe. Jest to pole opcjonalne. Pola „Imię” oraz „Nazwisko” pełnią kluczową rolę w wielu formularzach, aplikacjach webowych oraz systemach zarządzania relacjami z klientami (CRM). Wykorzystanie ich, jak również decyzja o tym, czy są one prezentowane jako jedno, czy oddzielne pola zależy od specyfiki danej aplikacji oraz od wymogów w zakresie integracji z innymi systemami.
Kiedy rozdzielać pola „Imię” i „Nazwisko”?
a. Integracja z CRM: W przypadku, gdy aplikacja wymaga integracji z systemem CRM, często koniecznym jest rozdzielenie tych danych. Systemy CRM zwykle mają oddzielne pola dla imion i nazwisk, co ułatwia sortowanie, wyszukiwanie oraz personalizację komunikacji z klientami.
b. Dane osobowe: Oddzielne pola pozwalają na dokładniejsze i bardziej formalne gromadzenie danych osobowych, co może być wymagane w niektórych kontekstach prawnych lub biznesowych.
c. Internacjonalizacja: W kontekście globalnym, różne kultury mają różne konwencje dotyczące imion i nazwisk (np. kolejność, wieloczęściowe nazwiska), co może sprawić, że rozdzielenie tych pól staje się praktyczne lub wręcz konieczne.
Kiedy łączyć pola „Imię” i „Nazwisko”?
a. Szybkość i prostota: W nieformalnych formularzach, gdzie szybkość i wygoda użytkownika są priorytetem (np. zapis na newsletter), połączenie pól w jedno może zwiększyć prawdopodobieństwo wypełnienia formularza.
b. Minimalizm: Aplikacje i strony nastawione na minimalizm i prostotę często wykorzystują ograniczoną liczbę pól, aby nie przytłaczać użytkownika.
Adres email
Pole adres email zwykle stosowany jako pole obowiązkowe ponieważ często zanim zdecydujemy się pozostawić telefon do siebie chcemy najpierw zostawić tylko maila. Adres email jest często używany jako podstawowa forma kontaktu online, zwłaszcza w początkowej fazie interakcji między stronami (np. klientem a firmą, użytkownikiem a serwisem internetowym). Jest to bardziej dyskretna i mniej inwazyjna forma kontaktu niż podanie numeru telefonu. Oto dlaczego adres email jest często traktowany jako pole obowiązkowe:
a. Komunikacja: Adres email umożliwia firmom na utrzymywanie komunikacji z klientami. Może to być komunikacja marketingowa, ale również techniczna czy też wsparcie posprzedażowe.
b. Newslettery i aktualizacje: Dla firm jednym z kluczowych celów pobierania adresów email jest możliwość wysyłania informacji o nowych produktach, usługach, promocjach czy zmianach w regulaminie. Możesz dodać przy formularzu kontaktowym również opcjonalną zgodę na zapis do newslettera.
c. Personalizacja oferty: Posiadanie adresu email użytkownika umożliwia analizę jego zachowań i preferencji (oczywiście w granicach przepisów prawa), a co za tym idzie, dostosowanie oferty do jego indywidualnych potrzeb.
Ważne jest jednak, aby proces zbierania i przetwarzania adresów email odbywał się zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie danych osobowych, takimi jak RODO.
Numer telefonu
Numer telefonu często stosowane jako pole opcjonalne – jeśli masz dużo zapytań i chcesz otrzymywać je od bardziej zdecydowanych klientów ustaw to pole jako obowiązkowe. Jeśli ktoś zostawi pełne dane istnieje większe prawdopodobieństwo że jest bardziej zainteresowany Twoją ofertą. Włączenie pola numeru telefonu do formularza kontaktowego na Twojej stronie internetowej to często stosowana praktyka w kontekście strategii zbierania leadów, czyli potencjalnych klientów. Podejście, w którym pole z numerem telefonu jest traktowane jako obowiązkowe lub opcjonalne, może mieć duże znaczenie dla jakości i ilości pozyskanych kontaktów. Oto kilka kluczowych aspektów, które warto rozważyć:
Pole numer telefonu opcjonalne:
a. Zwiększenie liczby zgłoszeń: Kiedy pole z numerem telefonu jest opcjonalne, więcej osób może decydować się na wypełnienie formularza, co skutkuje większą ich ilością. Czasami osoby odwiedzające stronę mogą nie chcieć od razu ujawnić swojego numeru telefonu, ale są otwarte na inne formy kontaktu, na przykład przez e-mail.
b. Różnorodność leadów: Pozyskasz szeroki zakres potencjalnych klientów – od tych, którzy są na wczesnym etapie zainteresowania, po tych bardziej zdecydowanych, którzy nie mają oporów przed zostawieniem numeru telefonu.
Pole numer telefonu obowiązkowe:
a. Wysoka intencja: Jeśli ktoś decyduje się podać swoje dane kontaktowe, w tym numer telefonu, jest to często sygnał większego zaangażowania i zainteresowania Twoją ofertą. Tacy klienci mogą być bardziej skłonni do finalizowania zakupów lub innych form współpracy.
b. Łatwiejszy kontakt: Posiadając numer telefonu, możesz szybciej i efektywniej nawiązywać kontakt z potencjalnymi klientami. Komunikacja głosowa lub SMS może być bardziej bezpośrednia i osobista niż e-mail, co zwiększa szansę na budowanie stosunków i konwersję.
Treść wiadomości
Treść wiadomości jako pole opcjonalne – jeśli jest to formularz w zakładce kontakt możesz zrobić to pole jako obowiązkowe natomiast jeśli mówimy o formularzu na podstronie konkretnej oferty to może to być pole opcjonalne lub wcale go może nie być – wiesz zapewne czym jest zainteresowany skoro skonwertował na podstronie usługi xyz. Kluczową różnicą w projektowaniu formularzy na stronach internetowych jest kontekst, w jakim użytkownik decyduje się na jego wypełnienie. W zależności od tego, czy formularz kontaktowy znajduje się na ogólnej stronie „Kontakt”, czy też na podstronie konkretnego produktu lub usługi, różni się podejście do jego elementów, w tym do pola z treścią wiadomości.
a. Formularz na stronie „Kontakt”
– Cel: Ułatwienie użytkownikowi zgłoszenia ogólnego zapytania, wątpliwości czy propozycji.
– Treść wiadomości: W takim ustawieniu pole „Treść wiadomości” jest kluczowym elementem formularza, ponieważ nie jest jasne, z jakiego konkretnego powodu użytkownik się kontaktuje. Tutaj pole to powinno być obowiązkowe, aby osoba odpowiedzialna za wybrany temat kontaktu mogła zrozumieć potrzeby użytkownika i odpowiednio na nie zareagować.
b. Formularz na podstronie konkretnej oferty
– Cel: Zebranie znacznie bardziej ukierunkowanej odpowiedzi od użytkowników zainteresowanych konkretną usługą lub produktem.
– Treść wiadomości: W tym kontekście użytkownik już znajduje się na stronie konkretnego produktu lub oferty, co oznacza, że jego zainteresowanie jest bardziej precyzyjnie określone. Pole „Treść wiadomości” w tym przypadku może być opcjonalne, ponieważ nawet bez dokładnych szczegółów, firma może założyć, na co użytkownik chciałby uzyskać odpowiedź lub jakiego szczegółu dotyczy zainteresowanie. Nie ma jednak przeciwwskazań, aby zachęcić do zostawienia komentarza czy szczegółowej wiadomości, oferując klientowi większą personalizację obsługi.
Podsumowując, decyzja o tym, czy pole „Treść wiadomości” powinno być obowiązkowe, zależy od konkretnego zastosowania formularza i kontekstu, w jakim użytkownik zostaje poproszony o jego wypełnienie. Kluczem jest zaprojektowanie procesu w taki sposób, aby był on jak najprostszy dla wypełniającego formularz.
Preferowana godzina kontaktu
Preferowana godzina kontaktu – pole opcjonalne – ile razy próbowałaś/eś dodzwonić się do klienta i nie odbierał a później oddzwaniał. To pole pozwoli zarówno Tobie zaplanować sobie godzinę kontaktu z klientem jak również klient doceni że ma wybór preferowanej godziny kiedy chce z Tobą rozmawiać bo np. wie w których godzinach nie ma zupełnie na to czasu z racji cyklicznych spotkań.
Temat wiadomości – pole obowiązkowe w zakładce kontakt dla firm, które posiadają wiele działów.
Jeśli nie masz wielu działów w firmie nie pokazuj nawet tego pola w formularzu. Formularze pozwalają zdefiniować innego odbiorce wiadomości z formularza w zależności od wybranego tematu. Wtedy jesteś w stanie odpowiednio rozporowadzić korespondencję z formularza w firmie i unikasz przekazywania co chwilę maila przez osobę odpowiedzialną za skrzynkę mailową. Wdrożenie opcji wyboru tematu wiadomości w formularzu kontaktowym na stronie firmowej jest istotną funkcją, szczególnie dla przedsiębiorstw posiadających wiele działów. Pozwala to na automatyczną segregację zapytań i przyspiesza proces odpowiedzi. Oto kilka kluczowych punktów, dlaczego i jak to zaimplementować:
Zalety dodania pola tematu wiadomości:
a. Szybkość obsługi: Automatyczne przekierowanie zapytania do odpowiedniego działu minimalizuje czas reakcji.
b. Efektywność: Zmniejsza obciążenie pracowników odpowiedzialnych za ogólną skrzynkę mailową, dzięki czemu mogą oni skupić się na innych zadaniach.
c. Lepsza organizacja: Pomaga w utrzymaniu porządku w skrzynce odbiorczej, upraszczając zarządzanie korespondencją.
d. Zwiększenie zadowolenia klientów: Szybsze i bardziej trafne odpowiedzi na zapytania mają pozytywny wpływ na doświadczenia klientów.
Jak to zaimplementować w firmie:
Krok 1: Analiza Działów
Przeprowadź analizę, aby określić, jakie działy są najczęściej kontaktowane przez klientów. To pomaga w zdefiniowaniu kategorii tematycznych do wyboru w formularzu.
Krok 2: Projektowanie Formularza
Podczas projektowania formularza, poza standardowymi polami takimi jak imię, nazwisko i adres e-mail, dodaj rozwijane menu z opcją wyboru tematu wiadomości. Każdy temat wiadomości powinien odpowiadać określonemu działowi lub konkretnemu odbiorcy/odbiorcom w firmie.
Krok 3: Konfiguracja Odbiorców
Ustaw, by formularz reagował dynamicznie na wybrany temat wiadomości, automatycznie przekierowując korespondencję do wcześniej zdefiniowanych odbiorców.
Krok 4: Test formularza z przekierowaniem
Temat wiadomości na podstronie ofertowej / produktowej – pole opcjonalne a wręcz zbędne
Pokazując formularz kontaktowy na podstronie ofertowej możesz dać to pole jako opcjonalne ale nie jest ono zbyt potrzebne na takich podstronach. Użytkownik będzie konwertował z tej konkretnej podstrony a Ty powinieneś otrzymać w mailu informację z której podstrony przesłał on zapytanie więc temat za wiele nie zmieni, zawsze może opisać swoją potrzebę w polu treść wiadomości. Tworzenie stron internetowych wymaga dokładnego zaplanowania każdego z elementów chociażby takiego jak pola opcjonalne.
Pliki przy formularzu
Dołączanie plików do zapytań jest opcjonalne i jeśli jest to oferta do B2B wtedy bardzo często dopiero po podpisaniu NDA firmy dzielą się konkretnymi materiałami. Zadbaj natomiast o ładną prezentację załączonych plików oraz o to aby dało się załączyć klika plików. Istotne też jest aby dało się usunąć pojedynczy plik jeszcze przed wysłaniem zapytania w razie pomyłki w załączaniu plików. Dołączanie plików do formularzy online, zwłaszcza w kontakcie biznesowym (B2B), pełni istotną rolę w procesie wymiany informacji i dokumentacji pomiędzy firmami. Odpowiednie zaprojektowanie takiego formularza może mieć znaczący wpływ na efektywność i płynność komunikacji.
Zgody przy formularzu
Zgoda przy formularzu jako checkbox obowiązkowy. Aby było możliwe wysłanie formularza zgodnie z panującym w Polsce prawem dotyczącym RODO, powinniśmy umieścić klauzulę informującą użytkownika o tym w jakim celu będziemy przetwarzać jego dane osobowe. Zaznaczenie zgody powinno być obowiązkowe aby móc wysłać formularz. W przypadku, gdy wykorzystujesz formularze online w celach zbierania danych osobowych użytkowników musisz przestrzegać przepisów Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych (RODO), które jest stosowane w całej Unii Europejskiej, w tym w Polsce. Jednym z wymogów RODO jest uzyskanie wyraźnej zgody od osób, których dane zbierasz.
Aby spełnić to wymaganie w kontekście formularzy online, powinieneś uwzględnić w formularzu pola do zaznaczenia (checkboxy), które będą służyć do wyrażenia zgody na przetwarzanie danych osobowych. Ważne jest, aby:
a. Jasno informować: W treści formularza, obok pola z checkboxem, należy umieścić jasną i zrozumiałą klauzulę informacyjną, która wyjaśni, w jakim celu będą przetwarzane dane osobowe, kto jest administratorem danych, oraz informacje o prawach osoby, której dane dotyczą (np. prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, czy przeniesienia).
b. Zgoda musi być aktywna: Użytkownik musi aktywnie zaznaczyć pole zgody (checkbox nie może być zaznaczone domyślnie).
c. Oddzielne zgody: Jeśli przetwarzasz dane w różnych celach (np. marketing bezpośredni, subskrypcja newslettera), wymaga się oddzielnych zgód na każdy z tych celów. Każda zgoda musi być zaznaczana osobno przez użytkownika.
d. Dokumentowanie zgód: Musisz być w stanie udowodnić, że użytkownik wyraził zgodę na przetwarzanie jego danych osobowych. Oznacza to konieczność rejestrowania, kiedy i w jaki sposób zgoda została wyrażona. Dlatego dobrze jest ustawić formularz w taki sposób aby przesłał na Twoją skrzynkę potwierdzenie zaznaczenia zgody wraz z datą i godziną.
Przykładowa klauzula zgody, którą możesz umieścić przy formularzu, mogłaby brzmieć mniej więcej w taki sposób:
Zgoda na przetwarzanie danych osobowych
Niniejszym wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez [Nazwa Firmy/Podmiotu], z siedzibą w [Adres], w celu [wskazać cel, np. realizacji zamówienia, kontaktu w sprawach związanych z serwisem, wysyłania informacji handlowych].
reCAPTCHA v3
reCAPTCHA v3 – zaleca się stosowanie tego rozwiązania jako zabezpieczenie formularza kontaktowego przed SPAMem. Wersja v3 jest niewidoczna dla użytkownika i monitoruje zachowanie na stronie aby określić czy odwiedzający nie jest botem spamującym. reCAPTCHA v3 jest zaawansowaną formą ochrony przed spamem i nadużyciami w internecie, zaprojektowaną przez Google. W porównaniu do wcześniejszych wersji jest znacznie bardziej przyjazna dla użytkownika, ponieważ działa w tle i nie wymaga bezpośrednich działań ze strony osób odwiedzających stronę.
Call to action w formularzu kontaktowym
Dobry formularz kontaktowy powinien zawierać klarowny i zachęcający „call to action”, który precyzyjnie informuje, co użytkownik ma zrobić. Zadbaj o optymalizację formularza, aby zminimalizować zniechęcenie potencjalnych klientów oraz zapewnić im poczucie prywatności przy przetwarzaniu ich danych.
Umieszczenie formularza na stronie internetowej
Aby skutecznie umieścić formularz na stronie internetowej, należy rozważyć jego lokalizację. Ważne jest, aby formularz był łatwo dostępny i widoczny dla użytkowników, zazwyczaj umieszcza się go na górze strony lub w miejscu, które od razu rzuca się w oczy. Dzięki temu zwiększa się szanse na interakcję z formularzem, co może przyczynić się do zwiększenia konwersji.
Lokalizacja formularza na stronie internetowej
Przy wyborze lokalizacji formularza na stronie należy również zwrócić uwagę na kontekst, w jakim się znajduje. Umieszczenie formularza na stronie głównej może być uzasadnione w przypadku, gdy jest to główny cel strony. Natomiast umieszczenie na podstronach może być bardziej odpowiednie, jeśli chcemy skupić użytkowników na konkretnej akcji, takiej jak np. zapisanie się do newslettera.
